Обмен электронными документами
Руководителю любой организации, имеющей даже небольшой документооборот, не раз приходилось слышать о понятиях электронная цифровая подпись и электронный документ. С принятием Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» стало возможным использование электронных документов в организации документооборота. Использование электронного документа позволит ускорить и оптимизировать обмен документами, сократить текущие затраты, связанные с ведением документооборота.
Электронный документ - это любой электронный файл подписанный ЭЦП, после чего файл приобретает юридическую силу и становится электронным документом. Далее электронный документ может быть быстро и легко отправлен контрагенту например по электронной почте.
Основной проблемой начать обмен электронными документами являлось отсутствие недорогого технического решения, т.к. внедрение систем электронного документооборота, предложенных на IT рынке Республики Беларусь, могли себе позволить только крупные компании. Для компаний с небольшим документооборотом приобретение таких систем не выгодно.
Удостоверяющий центр РУП «БелГИЭ» реализует сертифицированное средство электронной цифровой подписи, которое позволяет из любых электронных файлов (Word, Excel и т.д.) создавать подлинные электронные документы на компьютере и пересылать их с помощью любых электронных средств связи (например, используя электронную почту).
Подписывая документы в электронном виде электронной цифровой подписью, используя средство ЭЦП, вы получаете подлинный электронный документ, который имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе подписанным собственноручно и заверенным печатью.
Согласно действующему законодательству, подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Подлинный электронный документ - это электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного (т.е. прошедшего государственную экспертизу) средства электронной цифровой подписи (средства ЭЦП). Электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности.
Преимущества электронного документа:
- Электронный документ имеет такую же силу как собственноручная подпись подписывающего документ лица, заверенная печатью
- Благодаря современным криптоалгоритмам подпись невозможно подделать
- ЭЦП позволяет идентифицировать пользователя, подписавшего документ, сообщение
- Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу
- Подписание документов с помощью ЭЦП при пересылке по незащищенным каналам обеспечивает: невозможность взлома и подмены данных
- Электронные документы, подписанные ЭЦП сохраняют юридическую силу и в случае судебных разбирательств могут выступать как доказательство, наравне с документами, оформленными по всем правилам на бумажных носителях
- ЭЦП имеет свою силу на всей территории страны для абонентов, относящихся к одной инфраструктуре открытых ключей
С помощью средства ЭЦП можно подписать любой электронный файл, после чего он становится полноценным электронным документом.
Таким образом использование электронного документа взамен традиционного бумажного позволит Вам:
- обмениваться документами с любыми клиентами в электронном виде и быть уверенным, что Вы сможете гарантированно проверить подлинность документа полученного Вами;
- значительно сократить время на обмен различными документами (договора, заявления, разрешительные документы, счета) так как документы можно пересылать по электронной почте;
- удешевить процедуру доставки документов;
- избавится от большого количества хранимых бумаг;
- гарантировать достоверность и подлинность информации.
